会议前的思考：我真的需要开会吗？

在发起一场会议前，别着急，先思考一下”我真的需要会议吗？”

如果确认要进行会议，就必须做好会前、会中、会后的过程管理，切实保证会议有效。

会议发起人的核心职责

在整个流程中，会议发起人的角色非常关键。一名合格的会议发起人，应该履行以下职责。

会前准备阶段

明确会议主题、议程

核心要求：

• 每个会议都需要议程明确定义目标和期望结果（即使是信息分享）
• 会议的24小时前发出加入到行事历中
• 要求与会者审查和挑战议程

发送会议邀请

操作要点：

• 提前发送会议邀约（最晚提前2-3天）
• 发会议邀请的时候可以没有议程（但是需要在会议前24小时补上）
• 明确需要做决定或承诺会后执行的人（也许需要咨询你的上级经理）
• 注明哪些人是required（干系人），哪些是optional

会中控制阶段

开始会议

准时开始原则：

• 主持人提前到场，并确认会议所需设备完善可用
• 因为各种原因，需要考虑取消会议，分以下两种情况：
  • 会议当天前：明确延期或取消，直接改期或取消会议
  • 会议当天：迟到十五分钟以上，可取消会议

开场流程：

1. 确立会议目的
2. 描述期望的结果
3. 介绍议程
4. 询问与会者是否要加其它议程（需考虑会议时限）

控制节奏

关键要点：

• 好的会议通常是有压力的
• 控制时间保证可以涉及所有议程
• 最后的议程应该包括核心要点和后续需要跟进的任务
• 建议偏题的讨论在会后再议
• 控制”霸占”会议的人，点名让沉默的人有机会发言

结束会议

成功标准：

• 时间不够意味着会议失败（排除有临时增加重要议题的情况）
• 会议完整结束且达到效果，主要分：
  • 所有的议题都讨论过
  • 明确会后跟进的任务

会后跟进阶段

写好会议记录

重要原则：

• 主持人负责会议记录，除非有其它委派
• 写会议记录是非常有效权力，不要放弃
• 人们会忘记会议本身，只有记录（包括跟进任务）会被记住
• 如果会议是关于项目，需更新项目文档页面
• 啰嗦的记录毫无用处

跟进后续任务

执行要点：

• 分发会议记录email或大象群给到参会者及相关人员，邀请大家更正错误
• 及时更新文档和会议记录，记录里面要明确TODO的责任人（owner）和完成时间
• 跟进TODO

会议流程总览

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Written by xi ming You should follow him on Github